Hvorfor skifte til Pancomp
Lad os være ærlige. Det er aldrig "bare" at sætte et nyt IT system i drift.
Hvis du allerede har en brancheløsning til rengøring, vil en anden løsning være "forkert" på grund af indgroede vaner. En ny softwareløsning er en, ja: En ny løsning. Du får løst dine opgaver, men måske på en anderledes, og bedre måde.
Hvis du kommer fra en løsning baseret på Excel og White Board, er det en helt ny verden.
Dash Board for ledelsen
På samme måde som instrumentbrættet i bilen giver nødvendig information og alarmer, har Pancomp nu et Dash Board, der viser aktuel status i rengøringsdriften. Desuden er der en række automatisk alarmer og advarsler, hvis der er noget som er gået skævt i driften.
Du skal ikke søge information forskellige steder i løsningen, vi viser driftstemperaturen i ét samlet skærmbillede. Med et museklik kan du få detaljeret information, når du har behov for dette.
Udfordringer opgavestyring
Den rigtige løsning til styring af rengøringsopgaver i din organisation afhænger af jeres konkrete behov. Hvor er der plads til forbedringer? Du ved sikkert, hvor skoen trykker. Jeg ved det ikke, men jeg vil meget gerne høre om det:
Måske, måske ikke, er Pancomp den rigtige løsning.
Hvis du kigger efter systemer til digitalisering af rengøringsdriften, er der sikkert ting i der ikke er optimalt i dag.
Salgsargument rengøringskunder
Du kan altid dokumentere dine serviceydelser overfor kunderne.
Du kan også redegøre for eventuelle afvigelser i forbindelse med rengøringsopgaverne.
Kvalitetskontroller og servicerapporter monitorerer kvalitetsniveauet.
Dine rengøringskunder kan se, du har styr på driften.
Altid tjek på dokumentationen
Dokumenteret tilstedeværelse og tidsforbrug.
- Dette er krumtappen i din virksomhed og styrer alt i din forretning.
- Data skal derfor være 100% pålideligt under alle forhold.
Korrekte data er essentielt for at kunne styre driften med planlægning, opfølging samt en fornuftig anvendelse af ressourcer.
Hvem var hvor, hvornår og hvor længe.
Rapportering fra marken
App til intern kommunikation. I stedet for at sende SMS til kontoret, anvendes Appen til alle former for rapportering.
Det giver struktureret overblik over afvigelser, fejl, problemer med adgang, beskeder, manglende oprydning, ønske om fri, varebestilling osv.
Rengøringsværktøj
På udkig efter et driftssystem til Rengøring?
Glem ikke assistenten!
Appen er et vigtigt værktøj i det daglige arbejde. Måske det vigtigste.
▶️ Appen er med til at effektivisere den interne kommunikation.
Trappevask dokumenteret
Moderne rengøringsmidler efterlader ikke en lugt af rengøring. Heldigvis. Tænk på de gamle Ajax reklamer:
- Det lugter effektivt?
- Det er salmiakken!
Rengøring er en vare med begrænset holdbarhed. Trapperne kan være rene om formiddagen, men beskidte om eftermiddagen. Kunden undrer sig. Er der vasket trapper i dag?
Havde Ahmed ekstratimer uge 38 i 2024?
Kan du dokumentere ekstratimer den pågældende uge, eller er det op til de ansatte at dokumentere eventuelle krav om honorering af ekstratimer.
Som arbejdsgiver bør og skal du have dokumentationen på plads. Ikke kun for at efterleve de afsagte domme om ekstrabetaling for deltidsansatte, men for at kunne styre din virksomhed på en professionel måde.
App Sikkerhed
Vi har sikret dine data i Telias driftscenter Cygate. Men hvad med Appen? Kan du være sikker på et det er den rigtige person, der har adgang til systemet? Er der flere, eller andre, der bruger Appens login?
Traditionelt anvendes brugernavn og password, kommunikationen er krypteret, og i den anden ende er der en beskyttende firewall. Det har vi også i Pancomp.
Men Pancomp har en unik, ekstra sikkerhed.
Tidsregistrering uden NFC
NFC Tags ved tjek ind og tjek ud hos kunden en nemt og giver en sikker dokumentation.
Men du har ikke NFC Tags alle steder. Eller QR koder, som vi også kan.
Uanset kan vi garantere en korrekt dokumentation af arbejdstid og tilstedeværelse.
Valg af brancheløsning
En brancheløsning til rengøring. Er Pancomp den rigtige løsning til dig? Sandsynligvis, men først skal du gøre op med dig selv: Hvad ønsker du at opnå med et nyt system.
Vi skal tale om din forretning, kundetyper og hvilke ydelser du leverer. En prioriteret list over dine krav er et godt udgangspunkt for en vurdering af løsningen.
Ekstratimer
Ekstratimer ud over normtimer, er i fokus efter flere domsafgørelser:
Der skal ydes overtidstillæg til deltidsansatte, selv om de 37 timer ikke er nået. Deltidsansatte skal sidestilles med fuldtidsansatte.
Dette stiller krav til dokumentationen, hvilket vi kan honorere; Pancomp beregner ekstratimer automatisk.
GPS Misforståelser
Vi vil gerne rydde nogle misfortsåelser af vejen.
GPS anvendes ikke til at spore medarbejderen, og batteriet bliver derfor ikke belastet.
Pancomp App håndterer manglende GPS signal og manglende mobildækning. Og dette uden at assistenten eller andre Pancomp App bruger bemærker dette.
Strukturerede Instrukser
Der er systemer til opgavestyring, der anvender klassiske "A4" skemaer med piktogrammer til ar beskrive rengøringsopgaverne.
Dette er nok ikke den enkleste metode, når der skal vedligeholdes og laves individuelle beskrivelser.
Pancomp arbejder på en smartere måde.
Rengøringsopgaver
Billedet er AI genereret – altså, billedet til venstre. Vi ved ikke HVORDAN rengøring udføres. Vi styrer HVAD som skal udføres, hvor, hvornår og af hvem.
Pancomp er udviklet for rengøringsbranchen, med rengøringsbranchen. Både rengøringsledere og assistenter får en stærkt værktøj til planlægning og daglig drift.
Kommunikation
Du har endnu ikke sat medarbejdere på rengøringsopgaverne, når kunden ringer: Mødelokalet skal ikke rengøres onsdag.
Da du ikke kan sende beskeden videre til rette vedkommende lige nu, sætter du en gul seddel på din skærm:
Husk at informere assistenten onsdag
App for alle
Appen er ikke kun et værktøj for rengøringsassistenten. Det er en mobilløsning for alle, der er involveret i rengøringsdriften.
Det gælder også dine kunder, hvor Appen er en effektiv kommunikationsform.
Kontrol Rengøringsopgaver
Med Appen i hånden tjekker assistenten ind hos kunden. Rengøringslederen kan i realtid se hvem, der er hvor, hvornår.
Dette er kontrol, men det er ikke en overvågning af rengøringsassistenter.
Reklamation Rengøring
Manglende rengøring, eller mangelfuldt udført, er ikke dagens bedste henvendelse.
Der kan være flere årsager til dette, og kunden har måske ikke ret? Med en solid dokumentation kan du finde årsag og reagere ud fra faktuelle data.
Medarbejder på opgaven
Rengøringsopgaven skal bemandes med den "rigtige" medarbejder. Der skal tages hensyn til kompetencer, normtimer og disponeret tid samt personlige forhold som f.eks. aftale om at medarbejderen stiller egen bil til rådighed.
Hvis assistenten tidligere har være hos pågældende kunde, er det selvfølgeligt en fordel, men ikke et absolut krav. Al relevant information om kunden og opgaven vises i Appen.
Timepriser, ja i økonomisystem
Hvorfor vedligeholde timepriser i en løsning til opgavestyring af rengøring? Du har allerede et økonomisystem til fakturering. De løbende aftaler faktureres automatisk, det er en abonnementsaftale.
Dokumentation
IT Løsning til rengøringsbranchen er mere end opgavestyring og intern kommunikation. Du får god dokumentation af driftsmæssige forhold.
Denne information er med til at sikre kundetilfredsheden og optimere driften.
Rapportering fra marken
Ikke rengøringspart, defekt robot, unormalt snavset, Information, driftsledelsen har brug for til at kunne følge op på. SMS besked fra assistenten er en mulighed, men er bundet til én telefon.
Derfor har Pancomp udviklet en nem form for rapportering, med billede og kommentarer.
Artikel Rent i Danmark
I sidste udgave af magasinet Rent i Danmark udgav vi en artikel om digital rengøringsdrift.
Papirplaner og Excel-ark er fortid. Med en brancheløsning til rengøring får du ét digitalt system, der samler planlægning, kvalitetssikring og kommunikation – og forvandler data til forretningsværdi.
Tilstedeværelse
Dokumenteret tilstedeværelse er helt essentielt, når vi taler om rengøringsdrift. Selvfølgelig skal du kunne dokumentere at assistenten har været hos kunden. Den korrekte registrering er grundlaget for at løn beregnes uden fejl og at kundens faktura er i orden.
Ny opgave
Strukturerede, konsistente og overskuelige beskrivelser af rengøringsopgaver sikrer effektiv kommunikation til assistenten. Ingen tvivl om hvad, der skal gøres og hvordan det skal gøres.
Oplever du at det er tungt at oprette rengøringsopgaver og lave beskrivelser?
Rengøringssystem
Hvad adskiller Pancomp fra andre løsninger til rengøringsbranchen?
Digital rengøringsdrift er ikke et økonomisystem eller er HR system. Det er en løsning til planlægning og drfit af rengøringsopgaver.
Rengøringslederen justerer planer dagligt ved ændringer og sygemeldinger - uden at dette påvirker den faste plan.
Dokumentation uden NFC
En ny kunde bestiller en rengøringsopgave. Der er aftalt at fakturering er efter forbrugt tid og vil tage et par dage. Kunden ønsker dokumentation for den anvendte tid.
Da det er en ny kunde, er der hverken NFC Tag eller QR kode på stedet. Desuden er dette en engangskunde og opsætning af tag eller kode er derfor ikke relevant.
Daglig rengøringsdrift
Rengøringsplaner har kort holdbarhed, Hver eneste dag er der justeringer,
Ændringer, der altid vil opstå, påvirker ikke de løbende rengøringsplaner.
Pancomp løser de daglige udfordringer med styring af rengøringsopgaver. Hvordan, kan du læse om på næste side,
Fakturering AD HOC Opgaver
Fakturering af enkeltopgaver kan være administrtativt tungt. Der skal tjekkes at opgaven er udført som aftalt. Men hvor mange timer skal der faktureres? Planlagt tid, faktisk tid - eller noget midt i mellem?
Det har Pancomp tænkt på.
Tidsregistrering
Hvor vigtig er tidsregistrering for dig? Hvordan fakturerer du AD HOC opgaver og engangsopgaver? Hvordan følger du op på ressourceudnyttelsen og driften?
Rengøring handler om tid i hele processen: Planlægning, gennemførelse, opfølgning. Der er aftalt rengøringstimer med kunden og arbejdstimer med rengøringsassistenten.
Ikke Rengøringsparat
Hvis der er forhindringer for rengøringsassistenten, kan det gå ud over rengøringskvaliteten. Medarbejderen kan ikke udnytte tiden, der er afsat til opgaven. Det kan også være en stressfaktor.
"Nu er det tredje gang denne uge, at stolene ikke er sat op i 2b på Lille Skole."
Fakta fremmer samtalen, og dokumentation med billede og tekst er et godt udgangspunkt.
Brugervenlig App
1 Rengøringsleder og 30 Servicemedarbejderne. Vi har tænkt på den store gruppe af medarbejdere, der er en vigtig brik i en succes med Digital Rengøring: Servicemedarbejderne.
Det er assistenternes registrering, der anvendes til dokumentation og opfølgning. Jeg ser ofte at der fokuseres på rengøringslederens opgaver og glemmer lidt hvor stor betydning Appen er for assistenterne.
GPS Positioner
Trappevask udført. Hvilken trappe? Stole ikke sat op. Hvilken skole? Snerydning gennemført. Hvor?
Sted er vigtig information, og vi dokumenterer dette uden at du nødvendigvis er logget ind hos kunden.
Vi har 100% sikker dokumentation af hvem, hvor og hvornår. Både ved tjek ind hos kunden og ved rapportering til kontoret (f.eks. Ikke rengøringsparat).
Ledig tid til opgaven
Ny rengøringsopgave. Der skal findes en medarbejder til at udføre opgaven. Det gælder også, når der skal findes en afløser ved sygdom og andet fravær.
Hvem skal vi sætte på opgaven?
Rengøringslederens morgen
Det er ikke kedeligt at vedligeholde rengøringsplaner, når man skal styre driften. Til tider er dette ganske hektisk. Det gør Pancomp noget ved – med en løsning lavet for og med rengøringsbranchen.