Dokumentation rengøringsdrift

Pålidelig dokumentation er vigtig: Det gælder arbejdstid, dokumenteret tilstedeværelse, normtimer og planlagte tider, ekstratimer, afvigelser og så videre. Kort sagt: Kundetilfredshed og ressourcestyring.

Normtimer

Det aftalte ansættelsesforhold er normtimer, og det er ikke nok kun at have normtimer pr. uge, Normtimer registreres for hver enkelt ugedag. Kun derved er det reelle afsættelsesforhold dokumenteret. Normtimer kan variere hen over ugen, og det kan være enkelte dage, hvor medarbejderen slet ikke er på job.

Arbejdstid

Det er ikke nok med antal normtimer pr. ugedag. For at kunne planlægge rengøringsopgaver, skal man vide hvornår på dagen arbejdstiden starter og slutter for medarbejderen.

Ët skærmbillede - alt du behøver til planlægning af opgaver

I Pancomps Planlægningskalender vises alle opgaver, både med og uden tilknyttet assistent. Opgaver kan tilknyttes medarbejder og flyttes mellem medarbejdere med musen.

For hver medarbejder vises normtimer den pågældende dag, og det er markeret, hvis medarbejderen ikke arbejder denne dag.

Disponerede timer for hver medarbejdere opdateres løbende i forbindelse med disponering af opgaverne. Hvis normtimer overskrides, vises en advarsel.

I et skærmbillede vises for valgt dag

  • Opgaver for medarbejderen.
  • Medarbejderens normtimer og disponeret tid.
  • Medarbejderens start / slut arbejdstid.
  • Opgaver, der mangler udfører.
  • Opgaver hos den enkelte kunde.

Personen, der planlægger opgaverne har al nødvendig information på en overskuelig måde. I et skærmbillede. Ikke noget med at skulle hoppe ti HR systemet med ansættelseskontrakter for at se den aftalte, daglige arbejdstid og tidspunkter. Ikke alene gør det arbejdet nemmere for planlæggeren, det er også med til at minimere fejl.

Ekstratimer

Medarbejderens ekstratimer ud over normtimer, opdateres løbende. Ekstratimer vises bl.a. i en Medarbejderrapport, der automatisk kan distribueres til medarbejderen. Under alle omstændigheder er information gemt i min. 5 år. Dette gælder også eventuelle ændringer i normtimer, som måtte være sket undervejs.


Det er derfor let at se hvor mange ekstratimer Ahmed havde uge 38 i 2024

Ekstratimer og eventuelle tillæg

Deltidsansatte har krav på tillæg hvis der er ekstratimer, selv om de 37 timer ikke er nået. Da Pancomp har tjek på ekstratimer, vil disse udløse tillæg. Dette er en del af eksportfunktionen til dit foretrukne lønsystem, hvor Pancomp leverer timer og lønarter for medarbejderne.

Ressourceoptimering

Ekstratimer for deltidsansatte er en lønomkostning, der tidligere har været overset. Som rengøringsvirksomhed eller rengøringsorganisation, er en fornuftig udnyttelse af ressourcerne vigtigt. Dokumentation af både planlagte timer og det faktisk tidsforbrug er derfor værdifuld information.

Pancomp har en interaktiv, grafisk oversigt, der viser alle de relevante tider:

  • Normtimer.
  • Tildelt tid på opgaver.
  • Faktisk tid brugt på opgaver.
  • Transporttid mellem stederne.
  • Ekstratimer.

Desuden viser oversigter disponeret tid / ekstratimer for indeværende og de næste 3 uger,

Digital Rengøringsdrift

For at den automatisk beregning af arbejdstid, og dermed også ekstratimer, skal fungere, anvendes digital registrering. Hvis timer skal registreres manuelt, bliver værdien af dokumentationen tvivlsom. Det gælder al manuel registrering: Det er kilde til fejl.

Pancomp baserer sig på digital registrering af både ankomst og afgang fra kunden eller andre kontrolpunkter. Registrering foregår med Appen og kan være med NFC Tags, QR koder eller manuel registrering. Da registreringen GPS markeres, er manuel ind- og udtjekning ligeså sikkert som NFC Tag. Hvis der er afvigelser mellem registrering og målet, vises dette med alarmer. Desuden vises positioner i kortvisninger: Kundens position, position ved indtjekning og position ved udtjekning.

Da Pancomp altid ved hvem, der var hvor. Hvornår og hvor længe, kan arbejdstiden beregnes automatisk. Også eventuelle ekstratimer. Samtidigt beregnes transporttiden mellem stederne, hvilket kan være med til at optimere ruterne mellem opgaverne.

Korrekt digital tidsregistrering er ikke udelukkende for at beregne ekstratimer, det er også grundlag for løn og fakturering samt opfølgning på driften: Hvordan ser de faktiske tider ud i forhold til de planlagte timer? Der kan være flere årsager til dette, og hvis der er forhindringer for assistenten, rapporteres dette nemt med menuvalg i Appen. Vi kalder det Superknappen, som du finder under Aktiviteter i Pancomp App.

Pancomp er ikke kun til planlægning og drift. Det er også et stærkt værktøj for assistenten.